Sur 250 experts-comptables formés depuis deux ans, très peu ont effectivement déployé la mission Mandat de Gestion Future auprès de leurs clients. Non pas par manque de conviction - la mission est comprise et acceptée - mais parce qu'il n'existe aucune infrastructure opérationnelle pour exécuter la mise en place de façon systématique.
Aujourd'hui, Aravis gère chaque dossier à la main : un Excel, des mails épars, des mémos. Stéphane doit tout tenir en tête. Les assistantes administratives n'ont pas d'espace de travail structuré. Les experts-comptables partenaires ne savent pas où en est la mission pour leurs clients. Et les dirigeants qui ont dit oui se retrouvent face à des relances génériques sans savoir précisément quoi faire.
Le blocage n'est plus la formation ni la conviction, mais l'outil. Stéphane a résolu les problèmes amont (réseau notaires, assistantes formées, modèle commercial). Il lui manque maintenant le système central qui rend tout cela exécutable à l'échelle de 50 à 100 cabinets.
| Fonctionnalité exclue | Justification / Quand |
|---|---|
| SSO (authentification unique) | Reporté en P1 - activable à la demande d'un cabinet ; setup spécifique requis (Jules/Nathan Ksaar) |
| White-label par cabinet (URL dédiée, mail au nom du cabinet) | Phase post-MVP - à paramétrer quand les premiers cabinets le demandent |
| IA dans le questionnaire conditionnel | Logique conditionnelle manuelle pour le MVP ; IA intégrée en P2 |
| Intégration Pennylane (facturation) | Via Make/Zapier en P1 - facturation suivie manuellement au lancement |
| Pilotage du portefeuille EC/assistantes | Pipeline de prospection EC hors outil pour le MVP |
| Accès direct du mandataire | Libéré uniquement à l'activation du mandat (décès/incapacité) - hors scope MVP |
| Accès direct du notaire à l'outil | Tout passe par l'assistante dans le MVP |
| Statistiques santé/incapacité | Requiert vérification HDS approfondie - reporté après MVP |
Expert-comptable fondateur. Orchestre le dispositif : forme les EC, anime le réseau d'assistantes et notaires, supervise chaque dossier. Traite aussi les réponses du formulaire public : crée le compte client, l'invite, assigne le cabinet et l'assistante en charge. Veut une vue globale sans se noyer dans les détails. Valorise l'information synthétique et la rapidité.
Indépendante, formée par Stéphane. Gère simultanément des dossiers pour plusieurs cabinets. A besoin de clarté sur ses actions en cours. Communique toujours au nom du cabinet. Sensible à la simplicité des interfaces.
Porte la vente de la mission à ses clients, appuyé par une base documentaire dédiée (lettre de mission, fiche technique, FAQ). Ne veut pas être impliqué dans le suivi quotidien des dossiers, mais reste l'acteur clé pour résilier une mission ou déclencher l'activation du mandat (bouton SOS) en cas de décès/incapacité - il est souvent le premier informé par la famille. Sensible à la confidentialité des données clients. Veut pouvoir rassurer son client sans appeler Stéphane.
TPE, EI, EURL, artisan, solopreneur. A accepté la mission MGF via son cabinet. Veut que ça se passe simplement. Sa confiance repose sur la marque de son cabinet. Ne comprend pas - ni n'a besoin de comprendre - Aravis ou Ksaar.
| Acteur | Rôle dans le process | Interface MVP |
|---|---|---|
| Notaire partenaire | Signature du mandat, archivage acte | Hors outil - tout passe par l'assistante |
| Mandataire | Désigné par le client, agit à l'activation | Hors outil - accès libéré à l'activation uniquement (post-MVP) |
| Fonctionnalité | Description détaillée |
|---|---|
| Formulaire public d'acquisition client (CTA) | Point d'entrée unique quelle que soit la source (cabinet partenaire, notaire, prospection directe Aravis). Collecte identité, société, cabinet/EC référent (saisie libre - pas de liste déroulante, pour éviter d'exposer la base des EC), accord. Traité par une assistante interne à Aravis (rôle proche admin) qui vérifie/corrige les informations, crée le compte client, l'invite sur la plateforme, puis assigne le cabinet et l'assistante de cabinet en charge du dossier. |
| Gestion des dossiers | Création systématique par l'assistante, après réception du formulaire d'accord client. L'administrateur conserve tous les droits de création/modification mais n'intervient pas en routine. Rattachement à un cabinet EC et un EC référent. Assignation d'une assistante. Cycle de statuts : Nouveau → En collecte → RDV planifié (dès infos mandataire + identité + clausier reçus, sans attendre la complétude totale) → Mandat signé → Actif. Historique des actions. |
| Questionnaire conditionnel | Envoyé au client après création du dossier. 10 à 15 questions par société. Adapté au profil dirigeant (type de société, situation personnelle). Génère automatiquement la liste personnalisée de documents à déposer. Logique conditionnelle manuelle (sans IA pour le MVP). ⚠️ Questions encore à rédiger par Stéphane (action ouverte, avant dev MVP). |
| Clausier de volontés | Formulaire simplifié (~10 options types : fermeture d'entreprise, liquidation, personnes à prévenir, etc.) préparé avec les notaires partenaires. Le client sélectionne parmi les options prédéfinies. Intégré à la plateforme comme formulaire. ⚠️ Liste des options encore à livrer par Stéphane (action ouverte, avant dev MVP). |
| Coffre documentaire sécurisé | Dépôt par le client. Chiffrement au repos activé. Accès différencié par rôle. Limite 15 Mo/fichier (contrainte Ksaar). Un coffre par dossier/client. |
| Relances automatiques | J+7 et J+15 : relance automatique par mail si aucun document déposé. J+30 : relance + alerte à l'assistante pour contact direct. Déclenchées depuis la date d'envoi du questionnaire. |
| Tableau de bord Stéphane | Vue consolidée : volume de dossiers par statut, par cabinet. Dossiers en retard (aucune activité depuis 30j+). Mandats signés ce mois-ci. |
| Tableau de bord Assistante | Liste de ses dossiers actifs avec statut et actions en attente, toutes cabinets confondus. Alertes de relance à traiter (J+30). |
| Tableau de bord EC référent | Statut des dossiers de ses clients dans la mission MGF, sans accès au contenu des documents. Volume de mandats signés pour son cabinet. |
| Gestion des profils & droits | 4 profils actifs MVP : Admin (Stéphane), Assistante, EC référent, Client dirigeant. Droits différenciés par profil (voir matrice section 9). |
| Notification signature | Alerte automatique à Stéphane quand l'assistante archive le mandat signé - déclenche la facturation. |
| Résiliation de mission ⚠️ P0 à confirmer | Bouton accessible à l'expert-comptable référent, avec choix du motif (client parti, cessation d'activité). Clause contractuelle (inspirée du modèle PennyLane) donnant à Aravis le droit de contacter le client pour maintenir le service si le départ n'est pas signalé. Gestion des cas de rachat de cabinet. |
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Accès mandataire à l'activation | Déclenché soit via un bouton "SOS" dans l'espace de l'expert-comptable référent (généralement premier informé par la famille), soit directement par Stéphane / l'assistante Aravis si la famille contacte Aravis directement - l'EC en charge est alors notifié. Dans les deux cas, c'est l'assistante de cabinet qui exécute l'ouverture effective de l'accès mandataire (mêmes droits que le client sur le coffre). Le service se prolonge tant que l'entreprise existe. Profil mandataire jamais libéré avant l'activation. |
| Pilotage portefeuille EC/assistantes | Pipeline de prospection cabinets, taux de conversion, charge par assistante. |
| Intégration Pennylane | Via Make ou n8n - génération automatique des factures (Stéphane → Cabinet) à la signature du mandat. |
| SSO par cabinet | Authentification unique, activable à la demande d'un cabinet. Setup spécifique avec Jules/Nathan (Ksaar). |
| White-label cabinet | URL dédiée par cabinet + adresse mail de l'assistante au nom du cabinet. |
| Alertes annuelles | Rappel automatique au client pour la mise à jour annuelle de son dossier. Checklist pré-établie (contrats, mots de passe, situation personnelle). |
| Renouvellement abonnement | Déclenchement automatique du renouvellement annuel (300€ an 2+). |
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| IA dans le questionnaire | Liste de documents enrichie automatiquement selon le profil dirigeant (Mistral ou OpenAI via Ksaar). |
| Statistiques santé/incapacité | Collecte de causes pour statistiques - requiert vérification HDS niveaux 5-6. |
| Plan de continuité d'activité | Module complémentaire pour les structures avec salariés et chantiers en cours. |
| Décision | Choix retenu | Justification |
|---|---|---|
| Plateforme | Ksaar - Plan Entreprise | Seule solution combinant coffre sécurisé, workflows automatisés, gestion multi-profils et souveraineté française. |
| Budget | 1 500 €/mois | 990 € licence Entreprise + 479 € option chiffrement. Engagement 12 mois, facturation mensualisée. Rentable dès ~50 mandats/mois. |
| Réplication des données | Toutes les 24 h | Suffisant - pas d'obligation temps réel pour ce cas d'usage (48h d'interruption acceptable). |
| Réplication application | Non retenue | Non nécessaire. Option réservée aux systèmes à disponibilité critique permanente. |
| Chiffrement au repos | Activé | Données stratégiques (brevets, contrats, données bancaires). Argument commercial fort auprès des EC et grands cabinets. |
| Architecture applicative | Application unique, admin central | Pas de duplication par cabinet au lancement. Un espace Aravis, droits différenciés par profil. |
| Authentification | Login / mot de passe classique | SSO reporté en P1 - activable à la demande d'un cabinet. |
| Double authentification | 2FA SMS - à évaluer pour le profil Client | Renforce la sécurité perçue par le dirigeant. À confirmer lors du build. |
| Hébergement | OVH France (Roubaix / Strasbourg) | Aucune loi extraterritoriale applicable. Pas de CLOUD Act. Conformité RGPD native. |
| Certification | HDS niveaux 1 à 6 | Couvre les données de santé si collecte de causes médicales dans les versions futures. |
| Automatisations | Natif Ksaar + Make/Zapier (P1) | Relances, alertes, notifications via Ksaar. Intégrations tierces (Pennylane) via connecteurs en P1. |
| Signature électronique | Non intégré MVP | Le mandat se signe en présence physique chez le notaire. La signature électronique (Usign) est envisageable en évolution. |
| Entité | Description & relations clés | Attributs essentiels |
|---|---|---|
| Cabinet | Un cabinet peut avoir plusieurs EC, plusieurs clients, et une ou plusieurs assistantes assignées. | Nom, SIREN, contact référent, date partenariat |
| Expert-Comptable | Appartient à un cabinet. Peut être désigné mandataire par un client. | Nom, prénom, email, téléphone, cabinet rattaché |
| Client Dirigeant | Appartient à un cabinet. A un dossier quelque soit le nombre de sociétés. Un seul dossier si deux sociétés distinctes ou plus. | Nom, prénom, email, téléphone, type société, SIRET |
| Dossier (entité centrale) | Rattaché à un cabinet, un EC référent, un client, et une assistante. Contient des documents et un coffre. Cycle de statuts complet. | Statut, date création, date signature mandat, assistante assignée, EC référent, type mandat |
| Statuts dossier | Nouveau → En collecte → RDV planifié (dès réception infos mandataire + documents identité + clausier de volontés, sans attendre la complétude totale) → Mandat signé → Actif / En maintenance → Résilié. ⚠️ Liste définitive encore à valider avec Stéphane (livrable en attente). |
|
| Document | Appartient à un dossier. Déposé par le client. Peut avoir une date d'expiration déclenchant une alerte. | Nom, type, date dépôt, date expiration, taille (max 15 Mo) |
| Mandataire | Lié à un dossier. Peut être l'EC, le conjoint, un enfant majeur ou un tiers compétent. Son accès est libéré uniquement à l'activation du mandat. | Nom, prénom, qualité, coordonnées, type (EC / tiers) |
| Notaire | Partenaire Aravis. Lié à une zone géographique. Référencé dans le dossier après la signature. | Nom, étude, zone, email, téléphone, partenaire Aravis |
| Assistante | Indépendante, formée par Stéphane. Peut être assignée à plusieurs dossiers et plusieurs cabinets simultanément. | Nom, prénom, email, dossiers actifs, cabinet(s) associés |
| Flux | Montant | Déclencheur |
|---|---|---|
| Client → Cabinet EC | 800 € HT / an (montant libre, défini par le cabinet) | Signature du mandat chez le notaire |
| Cabinet EC → Aravis (Stéphane) | 500 € HT an 1 · 300 € HT an 2+ + supplément par société additionnelle rattachée au même mandat. Montant du supplément à fixer | Signature du mandat chez le notaire |
| Assistante → Aravis (Stéphane) | 300 € HT / dossier, via relevé mensuel des mandats signés | Mandat signé archivé dans Ksaar |
| Fonctionnalité | Admin Stéphane ou assistante |
Assistante cabinet |
EC référent | Client |
|---|---|---|---|---|
| Tableau de bord global (tous cabinets) | ✓ | — | — | — |
| Tableau de bord cabinet | ✓ | Ses dossiers | Son cabinet | — |
| Créer le compte client (formulaire public) + assigner cabinet/assistante | ✓ | — | — | — |
| Modifier un dossier | ✓ | Dossiers assignés | — | — |
| Voir le contenu complet d'un dossier | ✓ | Dossiers assignés | Statut seulement | Son dossier |
| Coffre - déposer des documents | ✓ | — | — | ✓ |
| Coffre - consulter les documents | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| Changer le statut d'un dossier | ✓ | ✓ | — | — |
| Déclencher les relances | ✓ | Alerte manuelle | — | — |
| Voir les données de facturation | ✓ | — | — | — |
| Résilier une mission | ✓ | — | ✓ | — |
| Accès base documentaire cabinet | ✓ | — | ✓ | — |
| Déclencher l'activation du mandat (SOS) | ✓ | — | ✓ | — |
| Ouvrir l'accès coffre mandataire | ✓ | À l'activation | — | — |
| Gérer les utilisateurs / droits | ✓ | — | — | — |
| Indicateur | Cible |
|---|---|
| Premier mandat signé via l'outil | Au moins 1 avant fin septembre 2026 |
| Temps de setup d'un dossier (création → questionnaire envoyé) | Moins de 10 minutes |
| 100 % des dossiers actifs visibles dans le tableau de bord | Zéro dossier hors outil |
| Taux de complétion dossier dans les 30 jours suivant l'accord | ≥ 70 % |
| Indicateur | Cible |
|---|---|
| Mandats signés cumulés | 50+ |
| Cabinets actifs dans l'outil | 10+ |
| Perte de dossier liée à un oubli ou manque d'outil | Zéro |
| Temps Stéphane consacré au suivi de dossier (vs. prospection) | Réduit de ≥ 50 % vs. situation actuelle |
| Risque | Probabilité | Impact | Mitigation du risque |
|---|---|---|---|
| EC partenaires peu actifs malgré l'outil - Ils sont formés mais ne déclenchent pas les missions. | Moyenne | Élevé | Stéphane opère lui-même le déclenchement dossier par dossier en phase de lancement. L'outil simplifie cette intervention sans en dépendre. |
| Client dirigeant n'utilise pas le coffre - Processus de dépôt trop contraignant. | Moyenne | Élevé | Relances automatiques (J+7, J+15, J+30). Assistante comme point de contact humain à J+30. Questionnaire conditionnel pour réduire la charge mentale. |
| Complexité de setup Ksaar sous-estimée - Délais de build dépassés. | Faible | Moyen | Plan Entreprise avec support direct Charles Chokre (Ksaar). Budget de 15 jours de build estimé. Régie à 600 €/jour. |
| Pérennité Ksaar - Startup fondée en 2020, risque de discontinuité. | Faible | Élevé | Clause de restitution du code. Clients institutionnels (Enedis, Armée de Terre) comme signal de stabilité. Suivi de l'activité à intégrer dans le contrat. |
| Saisonnalité experts-comptables - Fenêtre de prospection étroite. | Certaine | Moyen | Lancement commercial ciblé sur la fenêtre 20 juin – 15 septembre. MVP livré avant cette fenêtre pour être opérationnel. |
| Changement d'EC d'un client - Contrat appartient à l'EC ; risque de conflit d'intérêts. | Faible | Moyen | Clause contractuelle : proposer le service au nouvel EC en priorité. Si refus, Aravis peut maintenir le service en direct (délai 3 mois pour récupérer les documents). |
| Réticence des notaires - Association "mandat" = contrôle annuel des comptes (cas handicap). | Faible-Moyenne | Moyen | Réseau de 22 notaires dans 14 études déjà identifiés et convaincus. Pédagogie de Stéphane sur la différence EC mandataire / contrôle comptes. |
| Résiliation mal perçue par l'EC - L'EC peut mal percevoir qu'Aravis contacte directement un de ses anciens clients. | Moyenne | Moyen | Clause contractuelle claire dès le départ, inspirée du modèle PennyLane. Droit de contact client explicitement mentionné dans le contrat cabinet. Facturation due si non-information dans les délais. |
| Limitation des formulaires publics Ksaar - Pas de menu déroulant avec données (liste EC) pour éviter l'exposition de la base. | Certaine | Faible | Saisie libre acceptée dans le formulaire, avec vérification/correction et liaison manuelle par l'admin lors de la création du dossier. |
| Information de décès/incapacité qui n'arrive pas - La famille peut ne pas informer Aravis. | Moyenne | Élevé | Courrier type envoyé à la famille à la signature du mandat, avec coordonnées d'urgence. Bouton SOS accessible à l'EC, généralement informé en premier. |
Il n'existe pas, à ce jour, de solution intégrée adressant spécifiquement le mandat de gestion future en France. Stéphane opérait précédemment avec Securit (coffre-fort numérique certifié) qui couvrait le stockage sécurisé mais sans workflow, sans relances automatisées, et sans tableau de bord de pilotage. D'autres acteurs comme 1836 adressent la préservation de données stratégiques d'entreprise, mais pas le processus de mandat complet.
Ksaar est retenu pour sa capacité unique à combiner dans un seul outil : coffre documentaire sécurisé (chiffrement au repos, HDS), workflows conditionnels, gestion multi-profils avec droits fins, automatisations (relances, alertes), tableau de bord personnalisable — le tout dans un environnement souverain (OVH France), sans loi extraterritoriale applicable.
Le taux d'équipement actuel en France est estimé à 0,5 % (vs. 15 % en Belgique), ce qui confirme l'opportunité de marché et l'absence d'un acteur dominant sur ce segment.